Dossier : Gestion des associations    

Ce dossier portant sur la gestion des associations a pour vocation de faire le tour de cette activité complexe. Une activité qui va de l’administration en passant par la gestion active, la gestion financière de l’association. Des opérations qui doivent être ordonnancées en vue de garantir la pérennité de l’association. Effectuons ensemble un aperçu général.      

Les articles de notre dossier : 

• Comment créer une association tontinière ?   
• Quelles sont instances dirigeantes d'une association ?    
• Le  bureau dans une association    
• Les statuts et le règlement intérieur d'une association    

Les instances dirigeantes dans une association 

L’association tirant sa force du nombre peut aussi être victime de ce même nombre. L’idée ici serait de fédérer toutes les rationalités pour parvenir à des résultats concrets. Ceci parce que plus une association est grande, plus il est difficile de tenir des assemblées générales constantes sans faire entorse aux ressources financières, logistiques ou temporelles. Raison pour laquelle, l’association devra définir un ensemble d’instances dirigeantes sur lesquelles elle s’appuiera dans une optique d’efficacité, de dynamisme et de réactivité. Découvrons ces organes dirigeants. 

Selon qu’on aille d’une association à une autre, le cocktail est souvent le même à l’exception de quelques particularités. Dans le contexte africain par exemple, le Conseil des Sages tient en lieu et place du Conseil d’Administration. La raison est qu’une place de choix est généralement accordée aux doyens et anciens membres du bureau de l’association censés être des sources de savoir et de sagesse. De manière traditionnelle, nous retrouvons toujours une Assemblée générale, un Conseil de Sage, un Bureau exécutif, des Comités de pilotage de projet.  

I. L’Assemblée générale  

De prime abord, il est important de signaler que toutes les réunions générales de l’association sont qualifiées d’assemblées générales car elles comprennent l'ensemble des membres de l'association. De ce fait, c’est l’instance suprême car toutes les décisions les plus importantes de l’association se font en Assemblée générale. C’est le cas de dire ici que hormis quelques légères différences, dans la majeure partie des associations, un membre est égal à une voix et le processus de prise de décision est démocratique. Elle a très souvent capacité de :  

• nommer ou de destituer les autres organes dirigeants ;  
• de valider ou d’invalider les comptes de l’association ;  
• de modifier les statuts et le règlement intérieur ;  
• d’admettre ou d’exclure un membre de l’association.  

En cas de force majeure comme une prise de décision importante, le vote d’une nouvelle loi, modification du statut ou la clôture d’un cycle, une Assemblée générale extraordinaire peut se tenir. L’Assemblée générale est convoquée en fonction d’une périodicité bien définie ainsi que les modalités de prise de décision. Dans le cas particulier des associations tontinières, chaque séance constitue une Assemblée générale car tous les membres y sont conviés. Ces assemblées se soldent généralement par l’allocation de la totalité de la somme cotisée aux membres à tour de rôle, un membre par séance, et une collation pour consolider la fraternité, l’entraide et la solidarité.  

II. Le Conseil des Sages  

Composé le plus souvent des doyens (les plus âgés) mais surtout d’anciens présidents, et d’anciens membres du bureau, le Conseil des Sages accompagne et conseille le Bureau actuel dans la gestion dynamique de l’association. Par gestion dynamique, nous entendons une gestion stratégique de l’association. A titre honorifique, ce conseil de par son expérience, sa magnanimité et sa bonne connaissance du milieu associatif est en mesure de trouver des solutions efficaces aux problèmes rencontrés par l’association. Il fait alors partie de l’appareil stratégique et conseille les instances décisionnelles de l’association. Néanmoins, il n’intervient pas directement dans la gestion de l’association et n’est pas habilité à prendre des décisions. A la place, ses membres peuvent conseiller l’association dans la définition de ses orientations stratégiques. En leur qualité, les membres du Conseil des Sages interviennent beaucoup plus pour résorber des crises ou conflits et peuvent diligenter une transition en cas de vacance de la présidence. Compte tenu de leurs expériences respectives, il pourrait arriver que ces derniers se voient confier, par l’association, des dossiers sensibles à traiter. Au regard de cette pluri dimension du conseil, ses membres doivent être choisis avec minutie et soin. C’est le cas, à titre d’illustration, des associations de regroupement des ressortissants d’une même localité où le Conseil des Sages sera constitué des membres les plus âgés, d’anciens présidents et ou membres du bureau. Ici, censés être les garants des traditions et plus disposés à comprendre et analyser les faits ayant trait à l’association.  

III. Le Bureau exécutif 

Comme vous le verrez dans l’article sur “Le rôle du Bureau dans une association”, c’est la partie visible de l’iceberg dans une association. C’est une équipe composée dans la plupart des cas d’un Président, d’un Secrétaire et d’un Trésorier. Il n’est pas exclu qu’un Bureau puisse disposer de plusieurs vice-présidents, d’un secrétaire permanent, exécutif, des trésoriers adjoints, commissaires aux comptes, censeurs, en fonction de sa nature. De façon classique, ses membres sont :  

• Le Président qui est le mandataire de l’association : il la représente dans tous les actes de la vie civile. S’Il a capacité de prendre des décisions d’ordre fonctionnels dans le cadre de la gestion quotidienne de l’association, pour des décisions de grande envergure, il devra avoir l’aval de l’Assemblée générale ou du Conseil des Sages. Il n’a donc pas le statut de boss, mais est au service de l’association et lui sert de couverture visible. Etant donné que ce sont les statuts qui définissent clairement le rôle du président, ceci doit être fait avec soin afin d’éviter tout conflit d’intérêt. Il pourrait aussi y avoir un vice-président qui aura pour charge d’assister le président ou de le remplacer en cas d’empêchement mais ceci n’est pas automatique.     

• Le Secrétaire est généralement le second de l’association, se charge des formalités administratives et juridiques. Par formalités administratives et juridiques, nous entendons, l’élaboration des comptes rendus, procès-verbaux et rapports, l’établissement des correspondances, la gestion des membres, l’émissions des convocations, avis. Il a également pour responsabilité de gérer les archives de l’association, veiller au respect des statuts, à la bonne organisation des réunions et par-dessus tout faire de la veille informationnelle en vue du bon fonctionnement de l’association. Si le président est la couverture de de l’association, le secrétaire en est sa reliure.   
• Le Trésorier s’occupe des aspects financiers de l’association.  Il est chargé de tenir les comptes de l’association et assurer la mise en œuvre de la politique financière définie. C’est au trésorier de définir un budget prévisionnel de l’association qui devra être validé en assemblée. Il assure également une gestion optimale des ressources financières et conseille dans l’allocation des ressources en fonction des objectifs et de la capacité financière de l’association. Il est en outre tenu responsable en cas de malversations financières ou de mauvaise gestion. En fonction des mentions contenues dans les statuts, il a possibilité de signature ou pas, de retirer les fonds du compte de l’association face à un aléa inhérente à cette dernière. 

IV. Les Comités de gestion de projet 

Les Comités de gestion de projet sont constitués en fonction des projets existants et ont pour mission de veiller à la mise en œuvre, au suivi et à l’évaluation des différents projets de l’association. Ce sont de sorte d’équipes opérationnelles dédiées aux projets mise sur pied par l’association. Reprenant la structuration d’un bureau (bureau exécutif miniaturisé), il comprend très souvent un chef de projet, des adjoints, trésorier qui fonctionnent en équipe pour garantir le succès des différents projets. Prenons le cas d’un projet de développement communautaire à l’instar de la création d’un centre de santé. Il faudra désigner un comité de pilotage ou de gestion du projet qui comprendra nécessairement un président, un secrétaire général, un trésorier, un responsable des partenariats/ Communication/RP, un responsale technique qui se chargera de trouver un prestataire pour la réalisation du projet. A côté de ce comité gravitera un autre comité, celui du suivi-évaluation du projet. Le choix de dissocier ces comités réside dans le besoin pour le comité de suivi-évaluation d’avoir un regard distant sur la mise en œuvre du projet et de contrôler scrupuleusement ses différentes phases. Par conséquent, le comité de pilotage/gestion devra travers avec des objectifs précis et un calendrier établi préalablement.  

Somme toute, disposer d’instances dirigeantes pour une association lui permet d’être plus efficace dans l’atteinte de ses objectifs car plus elle est grande, plus sa gestion devient complexe. A ceci, il est indispensable de la faire fonctionner en comité restreint bien évidemment avec l’aval de l’ensemble des membres. Tontine.Plus vous permet quel que soit votre statut de disposer en temps réel des informations vous concernant et ayant trait à votre association. Qu’attendez-vous pour exploiter ce gestionnaire d’association optimisé ?